In Italia aumentano gli investimenti aziendali verso nuove tecnologie e software: nel corso del 2017 la spesa in ICT è in crescita del 19 per cento, raggiungendo un totale di 30,1 miliardi di euro, che dovrebbe ulteriormente aumentare per la fine dell’anno. Secondo l’indagine di IDC, in questo panorama si nota innanzitutto una crescita dell’interesse per tutto ciò che riguarda il cloud, così come incrementale è stato l’aumento di realtà virtuale o aumentata (più 335 per cento rispetto al 2016) e buone sono state le performance di servizi tecnologici a supporto delle attività.

Come si sceglie un gestionale

La diffusione di questi argomenti e di questa attenzione, però, presenta ancora qualche nodo critico, che riguarda anche la capacità delle aziende di adottare e utilizzare gli strumenti giusti; ad esempio, nel campo della gestione del magazzino, che è una delle attività in cui la tecnologia offre il supporto più pratico ed efficace, non sempre è facile trovare l’alleato migliore. Anche se, come si legge sul blog di Danea, uno dei brand protagonisti del settore, “il miglior software gestionale non esiste” in assoluto, perché la scelta di un software gestionale è legata alle specificità dell’azienda.

Partire da una valutazione delle esigenze

Fatta questa duplice premessa, è però possibile individuare alcune linee guida e alcune “regole” che possono aiutare nella scelta di questi sistemi avanzati e innovativi, a cominciare da un’analisi della propria attività aziendale e delle proprie esigenze operative. Solo conoscendo se stessi, infatti, è possibile capire quale sia l’apporto strategico che può offrire un software, senza trascurare la valutazione bilanciata dei costi e benefici concreti e presunti che derivano da questa decisione.

Le caratteristiche da considerare

Una volta chiarito il “campo” delle nostre attività si passa poi all’analisi delle qualità e delle caratteristiche dei software disponibili sul mercato: in questo senso, è bene valutare le opzioni offerte, come la possibilità di contare su un servizio clienti di qualità e aggiornamenti frequenti, così da poter fare affidamento a un supporto tecnico che possa consentire un uso pieno di tutte le funzionalità del programma ed eventualmente risolvere problemi e criticità, così come gli update periodici assicurano un buon comfort operativo.

Cercare macchine operative e personalizzabili

Sempre in chiave previsionale, poi, è consigliabile che il software sia scalabile e modulare, ovvero che possa essere adattato anche agli eventuali cambiamenti aziendali in termini di crescita e di esigenze organizzative, a fronte di investimenti economici “misurati” (e senza dunque necessità di rivoluzionare completamente il sistema). Importante, inoltre, che siano presenti funzioni per automatizzare i flussi di lavoro attraverso il Workflow, per avere una macchina perfettamente operativa 24 ore su 24 e attivare processi in maniera meccanica, così come sono interessanti le opzioni multi-utenti, che determinano il numero di postazioni che contemporaneamente possono usare il gestionale.

In termini più strettamente tecnici, infine, bisogna verificare che il gestionale sia pienamente compatibile con i vari sistemi operativi in commercio, soprattutto (ovviamente) se in azienda si usano piattaforme differenti, come nel caso di macchine Windows e Mac OS X. Similarmente può essere conveniente puntare su un software già utilizzabile anche su dispositivi mobile, per eseguire tutte le operazioni anche fuori ufficio e sincronizzare le attività in ogni momento.

Richiedere sempre demo e periodi di prova

Il consiglio finale, offerto dagli analisti e dagli esperti di settore, è di non scegliere mai a occhi chiusi: anche dopo aver valutato tutte le caratteristiche “su carta“, infatti, bisogna sempre procedere a un periodo di prova con una demo del gestionale, che serve sia a scoprirne l’utilizzo concreto che a iniziare a familiarizzare con la sua interfaccia e le sue funzioni.